流れのヒント

[番号を決めるのもひと苦労]
伝えたいホルダーが最上位

サブホルダー作成は下位のホルダーやファイルを隠してしまうのです。

Contents
>ホルダー構成は誰でも理解できるよう
>>サブホルダーは第三者には未知の世界>>サブホルダー間を行ったり来たり
>伝えたいホルダーは最上位
>>伝えたいホルダーはワンクリックで伝えたい>>上下の位置関係は重要度を表現する>>最近のほうが使用頻度が高い

ホルダー構成は誰でも理解できるよう

 前回は作業中のホルダー作成について語りましたが、今回は第三者にとってわかりやすいホルダー構成について語ります。

 内容が前回と重複するところがありますが、基本的に「作業用」も「公開用」を分けて考えないのが理想的なのです。

サブホルダーは第三者には未知の世界

 ホルダー名は中に入っているファイルの内容を的確に表現できれば良いのですが、定型的でなければ、第三者には未知の世界です。最近はやりのマインドマップでもわかるように、ひとつのテーマでも各人まったく違ったことを連想するものです。サブホルダーの命名も「思いつくまま」なら、第三者に理解を求めるのは困難でしょう。

サブホルダー間を行ったり来たり

 サブホルダーをうまく見つけられなければ、ファイル探しは困難を極めます。たとえば8個のホルダーに8個のサブホルダーが入っているとすれば、サブホルダーは64個となります。さらにそのサブホルダーに8個のサブホルダーが入っていれば512個のサブホルダーを探すことになるのです。

 「報告書」から入って「A」、「い」、「う」、「え」、そして「A」に戻って、「E」に移って「あ」、「い」、「う」と、行ったり来たり大変なのです。

サブホルダーを行ったり来たり
挿絵a

 整然と整理することでわかりやすくしようと思ったことが、第三者にとって迷路になってしまうこともあるわけです。

 ウィンドウズでホルダーを表示してみましょう。すべてのサブホルダーを一列に並べて比較することは出来ますが、こういう表示にするのは、ちょっと面倒です。サブホルダーをつくるのは慎重にしたいものです。

ホルダーの表示
挿絵b

 ファイル名をの先頭に共通の文字をつければ、ホルダーに分けが不要になることは、前回にも語ってきたことです。

サブホルダーを減らす
挿絵c

伝えたいホルダーは最上位

伝えたいホルダーはワンクリックで伝えたい

 サブホルダーの乱造を抑えたいのには、「伝えたいホルダーはワンクリックで伝えたい」という熱い思いがあるからです。CD−ROMで提供するにしても、ネットワークアドレスを指定する場合にも、「開けば最初に表示されますよ」と、一言で済ませたいわけです。

上下の位置関係は重要度を表現する

 「伝えたいホルダーは最上位」ということは「その次でもよいホルダー」は最上位からは隠すということでもあるのです。

 たとえば、成果物のまとまりを参考にに4個のホルダーを作ったとします。

重要度がわからないフラットな配置
挿絵d

 これだとホルダー名を解読して、その重要度を判断しなければなりません。ホルダー数が多くなれば、第三者にとっては解読だけでも大変です。

 そこで、4個のホルダーのうち代表となる「報告書」ホルダーだけを残し、その他のホルダーは報告書ホルダーの下位に移すのです。最上位には、伝えたい「報告書」ホルダーのみが表示されますので、他の案件の重要なホルダーを最上位に並べるスペースが捻出できます。

上下の位置関係では重要度がわかる配置
挿絵e

 注意したいのは、単にまとめるだけでは駄目ということです。4個のホルダーを「案件A」というまとめホルダーに入れたところで、4個のホルダーの重要度は明らかになりません。

 ピラミッド状のサブホルダー群に慣れ親しんだ人にとっては、垂直方向にどんどんサブホルダーを作っていく行為は、違和感があるでしょうが、「上下の位置関係は重要度を表現する」ことを考えれば、理にはかなっているでしょう。図の背景に表現したように、逆三角形となるイメージです。

最近のほうが使用頻度が高い

 使用頻度も重要度の指標となります。たとえば、月報などは、古いものも必要ですが、最近の方が使用頻度が高いでしょう。

現在も過去も一緒
挿絵f

 例では大した数ではありませんが、百とか千とかになれば明らかに探しにくくなります。使用頻度の低いものは下位ホルダーに移す事で、最近のホルダーが探しやすくなります。まず必要なのが今年でしょうから、最上位にあります。今年の「各月」のホルダーに並んで「去年」ホルダーを置いておけば、次に重要な去年のホルダーに探しにいけます。そして、「去年」ホルダーの「各月」に並んで「過去」ホルダーを置いておけば、使用頻度の低い過去何年分ものホルダーが表示されるのです。

使用頻度の高いものが上位に来る
挿絵g

 ここでは簡略してますが、下位のホルダーにはホルダー、ファイルが多く存在します。その数は、上位のホルダー、ファイルをはるかに上回ります。しかし概念的には、重要度、使用頻度は下位に行くほど低くなってきます。要するに超整理法での押し出しファイリングの理論と同じです。下位のホルダーを探すときは、多少探しにくくとも許されるものなのです。

使用頻度の高いものが上位に来る
挿絵h

(10.03.22)

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