　マイドキュメントでは、「その他」ホルダーを作ってはいけません。「その他」に入れてしまうと、すっきりしてしまい、２度と整理しません。うまくホルダー名が見つからないときは、まだ収納する段階ではないと判断し、マイドキュメントの直下にばらばらの状態でファイルを置くことになります。ばらばらの状態ですからマイドキュメントを見るたびに何とか整理しなければならないとプレッシャーになり、整理の原動力になります。

「過去」ホルダーはどんどん深く ▲

　今やっている作業はさっと見える部分、つまり上の方の階層に置き、終わりつつあり使用頻度の下がったホルダーは「過去」ホルダーをつくり、下の階層を目指しましょう。上の図でいえば、（２）番の作業にあたります。移す時期の目安は、ファイル一覧がいっぱいで見づらくなった時です。もちろん、今の状況に応じて最適なホルダー名に変更してかまいません。

　上の階層は混沌としており、逐次、下の階層にファイルを移動するという流れで整理することとなります。

すこしづつ後片付け ▲

実体に対応する ▲

　ホルダー名は、実体に対応させると良いでしょう。たとえば報告書を１冊に対して１ホルダーという感じです。追加の報告書や別冊資料を作るときも、きっぱり別のホルダーを用意するとすっきりするかもしれませんし、他人が見たときわかりやすいでしょう。

サブホルダーよりファイル名の工夫 ▲

　サブホルダーに分けるのは慎重にしたいところです。１章目的、２章実証１、３章実証２・・とホルダーをわけて入れてみても、どこに希望するファイルがあるのか探しにくいものです。２章の実証１にいれたのか３章の実証２に入れたのか、ホルダーを入っては出ての繰り返しで疲れてしまいます。

　ファイル名を工夫して１章１－１最初．ｔｘｔ、１章１－２その次．ｔｘｔという風に名前順に並ぶようにしておけば、ファイル数が多くなっても探せます。保存場所を確定するにしたがって、使い勝手より探しやすさを優先したほうが良いでしょう。

サブホルダーを減らす
ホルダー概念図２

バックデータはサブホルダーで ▲

　報告書を１つの単位としてホルダーにすると良いのですが、そこにすべてのファイルを並べるのも無理があります。バックデータについてはホルダーを作成して別にしておくと良いでしょう。

「オリジナル」ファイル（ワープロ、表計算、キャドなど）
「受領」したファイル
打ち合わせで発表した「記録」
「参考」ファイル
「修正経過」ファイル

　どのファイルに対するバックデータなのかがわかるように、重層的に並べると良いでしょう。「オリジナル」の下に、さらに「オリジナル」があっても良いわけです。

　下の図でいえば、「オリジナル」ホルダーの下に「１章２節の表計算」ファイルがあって、「１章２節」ファイルに反映します。

　さらに下には「受領」ホルダーがあって、加工前の表計算データを保管しています。こうやって縦に並べていくと成果品が作られる過程がよくわかるわけです。

　ファイルの性格でホルダー分けすると、ホルダーの種類は少なくてすみますから、アルファベット３文字の暗号のようなホルダー名でも、個人で使う分には十分です。オリジナルをＯＲＧ、参考をＲＥＦ、記録をＲＰＴなどとして、日本語変換無しでホルダーをてきぱき作っていきます。

重層的に
ホルダー概念図３

[参考サイト]
ディレクトリ-Wikipedia: 個人レベルであれば、コンピュータのファイルシステムの様に、アルファベット３～４文字でホルダー名を決めれば、普段のホルダー作成が簡単です。
土木設計業務等の電子納品要領(案)(PDF形式810KB): 「REPORT」ホルダーの下に、名前順に並ぶよう考慮したファイルを置き、サブホルダー「ORG」にオリジナルのファイルを置いています。

　ようやくここに、自分なりのファイル整理ルールを確立できたわけです。

(10.02.22)

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文責:kita

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