流れのヒント

[計画の流れ]
予定は転記される

予定は手帳の上を転記されて、実現されると考えるのです。

Contents
>今月の予定は月間予定表に書かない
>>私に超整理手帳の週間シートは過大だった>>月間予定表と週間予定表の併用
>帰宅時に明日の予定を転記する
>>日予定に転記して明日の予習>>日予定表の構成
>日予定の中でも転記の連続
>>作業時間と作業時刻は違う>>実行計画欄への記入>>リフィル

今月の予定は月間予定表に書かない

私に超整理手帳の週間シートは過大だった

 8週間のスケジュールが一目で見られるという超整理手帳の週間シート。記入欄のサイズは週間予定サイズですが、横方向につながっているので、ずいぶん先の事も記入できるというのが特徴です。普通の手帳だと長期予定表から短期予定表に転記するという手間があり、転記ミスの危険や煩わしさがあります。長期予定表と短期予定表に違う予定が書き込まれるダブルブッキングの危険もあります。考案者の野口氏はかなり先の予定まで日時を決めて予約を入れる多忙な方で、必要から生まれた手帳のようです。

 先の予定が明確でない私はそれほど必要を感じません。仕事上では案件毎にスケジュール表を持っていますが、まだ企画段階の予定は変動が激しいので、確定した予定と一緒にしたくありません。そんなわけで超整理手帳にも用意されている月間シート1枚あればよく、週間シートは直近の1ヶ月分程度で充分なのです。

月間予定表と週間予定表の併用

 月間予定表と週間予定表を併用すると問題となるのがダブルブッキングの危険です。「来週の予定は月間予定表に書くのか週間予定表に書くのか」という最初のステップで、行き詰まってしまうのです。他の人はどの様に対処しているのかネットを探してみますと、月間は個人用として割り切るなどいろいろ活用方法がありましたが、私の結論は役割を分けず期間で分けることとしました。

 来月の予定は月間予定表に記入し、今月の予定は週間予定表に記入するのです。そして月末になったら、来月の予定を週間予定表に転記します。量が少ないので、転記に1分とかかりません。転記後は、転記した月間予定表の使用を禁止となります。

 なお月間予定表は捨ててしまわず1行日記の記入場所として活用しています。

帰宅時に明日の予定を転記する

日予定に転記して明日の予習

 日常、週間予定表に順次予定を入れていきます。作業の締め切りなど予定が決まったら、それに必要な作業を週間予定表の適当な日に入れておきます。あまり細かく考えると悩みますので、この辺にというおおまかな記入です。ひとつの単位を1時間くらいにまで細かく分けることができれば、所要時間の把握ができてより効果的です。

 そして前日、エクセルで自作の「日予定表」(1枚1日)に明日の予定を転記します。この「日予定表」を普段は超整理手帳のホルダーに入れて持ち歩き、職場では広げておいています。月間予定表から週間予定表へ転記の際は少なかった項目ですが、前日ともなると増えています。

 転記作業は帰宅時の電車の中で行っていますので、あらかじめ翌日分の日予定表を超整理手帳ホルダーに差し込んでおきます。週間予定表に書かれている項目を日予定表の中の「時間配分」欄に記入します。勤務時間(残業を含め)分のます目(1時間単位)がありますので、ひとつずつ埋めていきます。打ち合わせなら、当然往復の時間も考慮しておく必要があります。

 予定の時間をオーバーしているようであれば、差し支えないものを後回しにし、週間予定表のあさっての欄に忘れずに転記しておきます。こうして前日の内に明日の行動を確認しておくのです。

日予定表の構成

 日予定表の構成はこのようになっています。前日に転記した時点では「時間配分」欄と「約束予定」欄が埋まっている状態です。

■はさみこみ用余白
超整理手帳ですから、この余白部分が必要になります。職場では、手帳から抜き出していますので、この部分もメモに活用します。
■メモ
電話、ちょっとした打ち合わせなど。
■時間配分
週間予定表の作業予定はここに転記します。数字が1から12まで振られています。12時間までは想定範囲内ということでしょう。
■約束予定
時刻の決まった約束はここに記入します。ここの目盛りは24時間表記の時刻です。ただし、薄い字で始業時からの時間数(昼食時1時間を除く)が記入されています。残り時間が何時間あるのか把握しやすくなっています。
■実行計画(実績)
ここには作業に入る直前に記入します。なにも障害がなければ、時間配分で記入した順に埋めていくはずです。

日予定表全体
予定表の全体

日予定の中でも転記の連続

作業時間と作業時刻は違う

 一発で予定は決められません。「時間配分」欄に記入した作業は、作業順を決めたわけではありません。配慮しながら記入も出来ますが、基本的にはTODOリストの様なもので、順不同です。

 当日になって

  1. 突然急いでやってくれと言われる。
  2. 気分が乗らないので、後回しにする。
  3. 異なる案件で同じ様な作業をまとめてやる。

 これらを予定変更と呼んでしまってはやる気が減退です。特に3番目については、いいことをしているのですから、積極的にやりたいのです。そこで順番の入れ替えを実行計画と名付けましょう。特別なことでなく、TODOリストを作業順に並べるという感覚です。

実行計画欄への記入

 実行計画欄の効果は、作業の進捗を客観的に確認できることにあります。TODOリストのチェックだけだと、時間がどのくらいオーバーしているのか把握のしようがありません。実行計画欄に入れていけば、時間がオーバーしたことが即座にわかり、対処を考えることができます。

実行計画欄への記入
予定表の拡大

 青字(本来手書き)で書いた例では次のようなことが展開されています。

リフィル

 超整理手帳のホルダーにあうリフィルを自作しています。下記のリンクよりダウンロードしてください。エクセルデータは4枚のシートで構成されています。

■平日
上記で紹介したものです。
■休日
休日は簡単な表にしています。
■週間
1ヶ所日付を変更するだけで、ずっと使えます。1ページ目と2ページ目で両面印刷します。
■月間
1ヶ所日付を変更するだけで、ずっと使えます。1ページ目と2ページ目で両面印刷します。

techo.xls[excel形式68KB](右クリックで対象をディスクに保存して下さい)

 週間予定表と月間予定表は休日に対応していませんので、ご注意ください。

(08.02.25)

この話題に関する情報、ご意見などがありましたら是非お寄せください。

文責:kita jdy07317@yahoo.co.jpまたは流れのヒントの日記
リンクはご自由に © 2003-2017 kita