[計画の流れ]
予定は転記される
予定は手帳の上を転記されて、実現されると考えるのです。
- Contents
- >今月の予定は月間予定表に書かない
- >>私に超整理手帳の週間シートは過大だった｜>>月間予定表と週間予定表の併用
- >帰宅時に明日の予定を転記する
- >>日予定に転記して明日の予習｜>>日予定表の構成
- >日予定の中でも転記の連続
- >>作業時間と作業時刻は違う｜>>実行計画欄への記入｜>>リフィル
- >デジタルを取り入れました
- >>超整理手帳バーチカルとＢ５サイズノートとスマホアプリ｜>>まずアナログ。そしてデジタルへ転記。
今月の予定は月間予定表に書かない▲
私に超整理手帳の週間シートは過大だった▲
８週間のスケジュールが一目で見られるという超整理手帳の週間シート。記入欄のサイズは週間予定サイズですが、横方向につながっているので、ずいぶん先の事も記入できるというのが特徴です。普通の手帳だと長期予定表から短期予定表に転記するという手間があり、転記ミスの危険や煩わしさがあります。長期予定表と短期予定表に違う予定が書き込まれるダブルブッキングの危険もあります。考案者の野口氏はかなり先の予定まで日時を決めて予約を入れる多忙な方で、必要から生まれた手帳のようです。
先の予定が明確でない私はそれほど必要を感じません。仕事上では案件毎にスケジュール表を持っていますが、まだ企画段階の予定は変動が激しいので、確定した予定と一緒にしたくありません。そんなわけで超整理手帳にも用意されている月間シート１枚あればよく、週間シートは直近の１ヶ月分程度で充分なのです。
月間予定表と週間予定表の併用▲
月間予定表と週間予定表を併用すると問題となるのがダブルブッキングの危険です。「来週の予定は月間予定表に書くのか週間予定表に書くのか」という最初のステップで、行き詰まってしまうのです。他の人はどの様に対処しているのかネットを探してみますと、月間は個人用として割り切るなどいろいろ活用方法がありましたが、私の結論は役割を分けず期間で分けることとしました。
来月の予定は月間予定表に記入し、今月の予定は週間予定表に記入するのです。そして月末になったら、来月の予定を週間予定表に転記します。量が少ないので、転記に１分とかかりません。転記後は、転記した月間予定表の使用を禁止となります。
なお月間予定表は捨ててしまわず１行日記の記入場所として活用しています。
- [参考サイト]
- 超整理手帳
帰宅時に明日の予定を転記する▲
日予定に転記して明日の予習▲
日常、週間予定表に順次予定を入れていきます。作業の締め切りなど予定が決まったら、それに必要な作業を週間予定表の適当な日に入れておきます。あまり細かく考えると悩みますので、この辺にというおおまかな記入です。ひとつの単位を１時間くらいにまで細かく分けることができれば、所要時間の把握ができてより効果的です。
そして前日、エクセルで自作の「日予定表」（１枚１日）に明日の予定を転記します。この「日予定表」を普段は超整理手帳のホルダーに入れて持ち歩き、職場では広げておいています。月間予定表から週間予定表へ転記の際は少なかった項目ですが、前日ともなると増えています。
転記作業は帰宅時の電車の中で行っていますので、あらかじめ翌日分の日予定表を超整理手帳ホルダーに差し込んでおきます。週間予定表に書かれている項目を日予定表の中の「時間配分」欄に記入します。勤務時間（残業を含め）分のます目（１時間単位）がありますので、ひとつずつ埋めていきます。打ち合わせなら、当然往復の時間も考慮しておく必要があります。
予定の時間をオーバーしているようであれば、差し支えないものを後回しにし、週間予定表のあさっての欄に忘れずに転記しておきます。こうして前日の内に明日の行動を確認しておくのです。
日予定表の構成▲
日予定表の構成はこのようになっています。前日に転記した時点では「時間配分」欄と「約束予定」欄が埋まっている状態です。
- ■はさみこみ用余白
- 超整理手帳ですから、この余白部分が必要になります。職場では、手帳から抜き出していますので、この部分もメモに活用します。
- ■メモ
- 電話、ちょっとした打ち合わせなど。
- ■時間配分
- 週間予定表の作業予定はここに転記します。数字が１から１２まで振られています。１２時間までは想定範囲内ということでしょう。
- ■約束予定
- 時刻の決まった約束はここに記入します。ここの目盛りは２４時間表記の時刻です。ただし、薄い字で始業時からの時間数（昼食時１時間を除く）が記入されています。残り時間が何時間あるのか把握しやすくなっています。
- ■実行計画（実績）
- ここには作業に入る直前に記入します。なにも障害がなければ、時間配分で記入した順に埋めていくはずです。
日予定表全体
日予定の中でも転記の連続▲
作業時間と作業時刻は違う▲
一発で予定は決められません。「時間配分」欄に記入した作業は、作業順を決めたわけではありません。配慮しながら記入も出来ますが、基本的にはＴＯＤＯリストの様なもので、順不同です。
当日になって
- 突然急いでやってくれと言われる。
- 気分が乗らないので、後回しにする。
- 異なる案件で同じ様な作業をまとめてやる。
これらを予定変更と呼んでしまってはやる気が減退です。特に３番目については、いいことをしているのですから、積極的にやりたいのです。そこで順番の入れ替えを実行計画と名付けましょう。特別なことでなく、ＴＯＤＯリストを作業順に並べるという感覚です。
実行計画欄への記入▲
実行計画欄の効果は、作業の進捗を客観的に確認できることにあります。ＴＯＤＯリストのチェックだけだと、時間がどのくらいオーバーしているのか把握のしようがありません。実行計画欄に入れていけば、時間がオーバーしたことが即座にわかり、対処を考えることができます。
実行計画欄への記入
青字（本来手書き）で書いた例では次のようなことが展開されています。
- いきなり作業Ｂを先行することになりました。
- 「時間配分」欄にチェックを入れて進捗を確認。
- １１：００の打ち合わせの前に、作業の分割が容易な作業Ｄを割り当てます。
- 打ち合わせも「時間配分」欄に記入して時間を確保します。
- 昼休みは「時間配分」に入っていません。
- 昼休み後にようやく作業Ａがスタートです。
リフィル▲
超整理手帳のホルダーにあうリフィルを自作しています。下記のリンクよりダウンロードしてください。エクセルデータは４枚のシートで構成されています。
- ■平日
- 上記で紹介したものです。
- ■休日
- 休日は簡単な表にしています。
- ■週間
- １ヶ所日付を変更するだけで、ずっと使えます。１ページ目と２ページ目で両面印刷します。
- ■月間
- １ヶ所日付を変更するだけで、ずっと使えます。１ページ目と２ページ目で両面印刷します。
techo.xls[excel形式68KB](右クリックで対象をディスクに保存して下さい)
週間予定表と月間予定表は休日に対応していませんので、ご注意ください。
デジタルを取り入れました(17.11.27)▲
オリジナルリフィルを中心としたタスク管理に少々窮屈さがあり、スマホの普及も後押しして、スケジュール帳の構成が変わりました。
超整理手帳バーチカルとＢ５サイズノートとスマホアプリ▲
紆余曲折あったのですが、ウィークリー機能は超整理手帳の市販版を購入、デイリー機能はＢ５サイズノート、マンスリー機能はスマホアプリに移行しました。
- ■ウィークリー機能は超整理手帳（楽天【楽天市場】「超」整理手帳のノグラボストア）はバーティカル ベーシックサイズの市販品を採用
- バーチカルの良さは朝昼晩のいつ頃なのか表現しやすいこと。詳しくは、手帳はバーチカル式がおすすめ！上手な使い方は？に紹介されているとおりです。
- そんな良さに憧れ、超整理手帳を勝手に横使いにして無理に使っていたのですが、実は販売されていたというのです。その使い勝手については、仕事耕具：「超」整理手帳にもバーティカルタイプ、「蛇腹＋縦方向」の新たな形に - 誠 Biz.IDのレポートを参考にしてください。
- ■デイリー機能はノートとエクセルシートの併用
- ノートはB５サイズのノートを見開き２ページを１日で使用するようになりました。参考とした使い方が手帳に100均のノートを使う5つの理由に書かれています。お気に入りノートは糸かがりのロジカルノート（参考：先生が選ぶ筆記用ノート）です。過去１週間くらいは見返したり、今後１週間くらいは簡単な予定をあらかじめ入れておく等、「思いつき」を支援するような使い方ができるということがメリットです。
- タスク管理はパソコンの前にいることが多いので、タスク管理ツールTaskChute2（タスクシュート２）を活用しています。これは次回でお伝えします。
- ■マンスリー機能は廃止
- ３か月より先の予定は超整理手帳の「次のリフィルのための仮記入欄」を活用しています。めったにする記入することはありません。覚えておかなければならない遠い先の事はメモアプリEvernote（解説記事：明日から使える！Evernote を活用するための 12 のヒント - Evernote日本語版ブログ）、周期的に繰り返すタスクは、Toodledo（解説記事：Toodledoの全機能紹介と、Todo管理やGTDでの利用方法）に登録しています。
- 他人との約束事は超整理手帳に記入することで確実に覚えておきますが、自分との約束はスマホアプリにお任せして、その時までは忘れてしまうようにしています。
まずアナログ。そしてデジタルへ転記。▲
手書きは記入が容易で、思考の整理にも役立つというメリットがあります。 そんなわけでＢ５サイズノートに思いつきを記入しながら仕事を進めているのです。
ほとんどの情報はその場限りで不要となりますが、転記するほどでもないけれど、捨てると言い切れない情報も残ります。こういった情報は早々にEvernoteへ転記です。文字の入力が面倒ならスクリーンショット、さらにかなり可能性が低ければ日付だけでも入れておくと数珠つながりで役に立つこともあります。
(08.02.25)
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