8.02 計画の流れ

8.02.0 予定は転記される

予定は手帳の上を転記されて、実現されると考えるのです。

私に超整理手帳の週間シートは過大だった

　８週間のスケジュールが一目で見られるという超整理手帳の週間シート。記入欄のサイズは週間予定サイズですが、横方向につながっているので、ずいぶん先の事も記入できるというのが特徴です。普通の手帳だと長期予定表から短期予定表に転記するという手間があり、転記ミスの危険や煩わしさがあります。長期予定表と短期予定表に違う予定が書き込まれるダブルブッキングの危険もあります。考案者の野口氏はかなり先の予定まで日時を決めて予約を入れる多忙な方で、必要から生まれた手帳のようです。

　先の予定が明確でない私はそれほど必要を感じません。仕事上では案件毎にスケジュール表を持っていますが、まだ企画段階の予定は変動が激しいので、確定した予定と一緒にしたくありません。そんなわけで超整理手帳にも用意されている月間シート１枚あればよく、週間シートは直近の１ヶ月分程度で充分なのです。

月間予定表と週間予定表の併用

　月間予定表と週間予定表を併用すると問題となるのがダブルブッキングの危険です。「来週の予定は月間予定表に書くのか週間予定表に書くのか」という最初のステップで、行き詰まってしまうのです。他の人はどの様に対処しているのかネットを探してみますと、月間は個人用として割り切るなどいろいろ活用方法がありましたが、私の結論は役割を分けず期間で分けることとしました。

　来月の予定は月間予定表に記入し、今月の予定は週間予定表に記入するのです。そして月末になったら、来月の予定を週間予定表に転記します。量が少ないので、転記に１分とかかりません。転記後は、転記した月間予定表の使用を禁止となります。

　なお月間予定表は捨ててしまわず１行日記の記入場所として活用しています。

[参考サイト]

超整理手帳(http://www.nogulabo.com/index_about_1.php)

帰宅時に明日の予定を転記する

日予定に転記して明日の予習

　日常、週間予定表に順次予定を入れていきます。作業の締め切りなど予定が決まったら、それに必要な作業を週間予定表の適当な日に入れておきます。あまり細かく考えると悩みますので、この辺にというおおまかな記入です。ひとつの単位を１時間くらいにまで細かく分けることができれば、所要時間の把握ができてより効果的です。

　そして前日、エクセルで自作の「日予定表」（１枚１日）に明日の予定を転記します。この「日予定表」を普段は超整理手帳のホルダーに入れて持ち歩き、職場では広げておいています。月間予定表から週間予定表へ転記の際は少なかった項目ですが、前日ともなると増えています。

　転記作業は帰宅時の電車の中で行っていますので、あらかじめ翌日分の日予定表を超整理手帳ホルダーに差し込んでおきます。週間予定表に書かれている項目を日予定表の中の「時間配分」欄に記入します。勤務時間（残業を含め）分のます目（１時間単位）がありますので、ひとつずつ埋めていきます。打ち合わせなら、当然往復の時間も考慮しておく必要があります。

　予定の時間をオーバーしているようであれば、差し支えないものを後回しにし、週間予定表のあさっての欄に忘れずに転記しておきます。こうして前日の内に明日の行動を確認しておくのです。

日予定表の構成

　日予定表の構成はこのようになっています。前日に転記した時点では「時間配分」欄と「約束予定」欄が埋まっている状態です。

■はさみこみ用余白

超整理手帳ですから、この余白部分が必要になります。職場では、手帳から抜き出していますので、この部分もメモに活用します。

■メモ

電話、ちょっとした打ち合わせなど。

■時間配分

週間予定表の作業予定はここに転記します。数字が１から１２まで振られています。１２時間までは想定範囲内ということでしょう。

■約束予定

時刻の決まった約束はここに記入します。ここの目盛りは２４時間表記の時刻です。ただし、薄い字で始業時からの時間数（昼食時１時間を除く）が記入されています。残り時間が何時間あるのか把握しやすくなっています。

■実行計画（実績）

ここには作業に入る直前に記入します。なにも障害がなければ、時間配分で記入した順に埋めていくはずです。

日予定表全体

日予定の中でも転記の連続

作業時間と作業時刻は違う

　一発で予定は決められません。「時間配分」欄に記入した作業は、作業順を決めたわけではありません。配慮しながら記入も出来ますが、基本的にはＴＯＤＯリストの様なもので、順不同です。

　当日になって

1. 突然急いでやってくれと言われる。
2. 気分が乗らないので、後回しにする。
3. 異なる案件で同じ様な作業をまとめてやる。

　これらを予定変更と呼んでしまってはやる気が減退です。特に３番目については、いいことをしているのですから、積極的にやりたいのです。そこで順番の入れ替えを実行計画と名付けましょう。特別なことでなく、ＴＯＤＯリストを作業順に並べるという感覚です。

実行計画欄への記入

　実行計画欄の効果は、作業の進捗を客観的に確認できることにあります。ＴＯＤＯリストのチェックだけだと、時間がどのくらいオーバーしているのか把握のしようがありません。実行計画欄に入れていけば、時間がオーバーしたことが即座にわかり、対処を考えることができます。

実行計画欄への記入

　青字（本来手書き）で書いた例では次のようなことが展開されています。

• いきなり作業Ｂを先行することになりました。
• 「時間配分」欄にチェックを入れて進捗を確認。
• １１：００の打ち合わせの前に、作業の分割が容易な作業Ｄを割り当てます。
• 打ち合わせも「時間配分」欄に記入して時間を確保します。
• 昼休みは「時間配分」に入っていません。
• 昼休み後にようやく作業Ａがスタートです。

リフィル

　超整理手帳のホルダーにあうリフィルを自作しています。下記のリンクよりダウンロードしてください。エクセルデータは４枚のシートで構成されています。

■平日

上記で紹介したものです。

■休日

休日は簡単な表にしています。

■週間

１ヶ所日付を変更するだけで、ずっと使えます。１ページ目と２ページ目で両面印刷します。

■月間

１ヶ所日付を変更するだけで、ずっと使えます。１ページ目と２ページ目で両面印刷します。

techo.xls[excel形式68KB](右クリックで対象をディスクに保存して下さい)(ref/8020/techo.xls)

　週間予定表と月間予定表は休日に対応していませんので、ご注意ください。

(08.02.25)

http://hint-eng.jp/jdy07317/

8.02.1 超近未来日記

自分の行動を客観的に監視しよう。

超整理手帳を更にブレイクダウン

　前回紹介した超整理手帳（特に日予定）は、今日やるべき事を列挙してくれます。しかし、作業を進めるにあたっては、更に細かい手順を書き込んでいく必要があるでしょう。処理すべき手順の数がどんどん増えて混乱する前に、紙に書き出しましょう。最初は超整理手帳の日予定にメモ書きをすることで良いのですが、スペースを気にせず書けるよう、早めに別紙を用意しましょう。

ドラマの世界に良くありますが

　かつてバラエティー番組で「未来日記」というコーナーがありました。役者は日常生活において、日記に書かれたとおりに演じていくというものです。恋の告白をすると書かれていれば、勇気を振り絞って実行しなければなりません。

　この手のストーリーは、ドラマにも取り入れられ、他人が書いた日記の内容が現実に起こってしまうという恐ろしい道具として扱われています。

自己実現のツール

　未来日記は、実際にドラマだけでなく、自己実現のツールとしての活用法が謳われています。手帳に「目標を書け」というものです。

　手帳に予定を書くという時点で、一種の未来日記を書いているのと同じ事でしょう。事実、「他の約束を入れないようにする」という機能が、予定を実現するための重要な役割をになっています。

　「書いたら実現する（しやすい）」という機能を普段の仕事に活用したいものです。そこで「超近未来日記」というものを考案してみました。考案したという程のものではなく、名前を付けてみただけのことで、単に普段の心がけという程度のことです。私のオリジナルというわけでなく、下記のリンク先などを参考に自分なりにアレンジしたというものですから、皆さん無意識に実践していることかもしれません。

[参考サイト]

「過去の思い出ではなく、未来をつくるために書く」(http://cyblog.jp/modules/weblog0/details.php?blog_id=358)

計画にまつわる後悔と不安と現実逃避を防ぐ (http://cyblog.jp/modules/weblog/details.php?blog_id=520)

超近未来日記

実態は単なる白い紙

　大したことはないと言ったとおり、実態は単なる白い紙です。Ａ４サイズの廃紙を横長方向に置いただけです。Ａ４の横置きにするのは、超整理手帳に入れやすいというそれだけです。

　最初は、今日１日やることを記入しましょう。手帳などに今日の目標などがあれば好都合です。予定を記入し、それを実現していくので、「未来日記」というわけです。そして、１日というかなり短いスパンの出来事なので「超近未来日記」としました。

予定を左に置いてみる

　無理な理想を書いているわけではありませんから、実現の可能性は高いです。１日の終わりに振り返った時、実現した作業が列挙されるわけですから、「今日の日記」といって差し支えありません。

書いたことのみ実行する

　実現のための「こつ」があります。「書いたことのみ実行する」こと、そして「実行するときは書く」ことです。予定を並べた後、神頼みではだめなのです。

　予定に、案件Ａのレポート作成と目標を書いたとします。でも実際には調べる、下書き、文字入力、校正などの手順があるでしょう。こういった細かい作業が見えたらすかさず「超近未来日記」に記入いくのです。直前とはいえ実行する前ですから、「未来」を書いていることになります。

細かい作業が見えたらすかさず記入

　無理に思い出す必要はなく、「実行するときは書く」という感じで作業の直前にメモする程度です。後で必要な作業を思い出したら、忘れずにメモしていくことも大切です。

　ひとつ終了したら消し込んでいきましょう。テンポよく消し込んでいけば、はかどっているという達成感が得られます。万里の道も一歩から、全体をみて大変だとげんなりするより、作業中はひとつひとつ積み上げる事に徹する方が、結局はかどるはずです。

消し込んでいけば達成感

　「作成」とだけ書いてあったら、何時間かかるかわかりませんが、５つのステップがあれば、１時間×５ステップ＝５時間と、見積もできます。これはかなりの進歩です。あまり細かくすると書くのに時間をとられてしまい困りものですが、一気に出来る最小単位にまで分解するのが理想です。

こんなときに「一呼吸」

割り込み案件が舞い込んできたとき

　「ちょっとお願い」などと割り込み案件が入って来たときも、一呼吸いれて、割り込み案件を「近未来日記（単なる白紙）」に加えましょう。今やっている作業のどこにどの時点に割り込むのかを明確にすることで、中断した元の作業に容易に戻ることが出来ます。

　割り込み案件が二重（割り込み案件Ｂ）にも三重（割り込み案件Ｃ）にも舞い込んで来たときに、役に立つことが実感できるでしょう。

割り込みもきちんと登録

どれも緊急でないとき

　どれも緊急でない仕事が並んでいるとき、どれから進めようか迷うかも知れません。そんなときもあれこれ考えず、書いてあることを見ながら考えます。

■書いてある順番に進めます

仕事の優先度順にやり始めると、いやなものが先送りされて、いつまで経っても着手できません。

■書いてあることはすべて着手します

着手だけはします。先送りすると、状況が悪化することがあります。例えば早めに人に質問しておくべきだったとか、思った以上に手間がかかったとか。あらかじめ状況を頭に入れておくと、良い解決策も浮かんでくるものです。

　すべてを完了は出来ないでしょうが、ちらっと見るだけでも良いので着手だけはして、その仕事の今日のノルマは完了したことにするのです。

　もちろん完了させる方がいいのですが、着手するだけでも、こんなメリットがあると思うのです。

■作業の全体像が把握できる。

作業を開始して始めて、詳細な作業内容が見えてくることもあります。ちらっと内容を見て、全体が１０ステップあることがわかるだけでも進歩です。それを書き留めておけば、精度が高い作業計画となります。

■すっきりするので次の仕事もはかどる

作業完了を消し込んでいくのは、かなり達成感があります。この勢いで次の仕事も効率アップするのです。

完璧を目指さない

　結局、新たな作業は後の方に追加することになりますが、「何もしない先送り」とは大きく違うと思いこみましょう。

とっかかりの第一歩が踏み出せないとき

　先送りどころか、始めるのも億劫な時があります。こんなときのおきまりが、机の整理とか腹ごしらえとか。それから、今やらなくても良いことをあれこれ始めてしまって、後悔間違いなしです。

　ここは堅苦しく考えず、まず手を動かすことを優先しましょう。「机の整理」を始め、同時に「やるときは必ず書く」を実践します。

　本を片づける、筆記用具を片づける、領収書を整理・・・等々、書いていくうちに、だんだんと作業モードになってきて、自分は一体何をしているのだろうと、我に返れば大成功です。せっかく思いついた、整理の手順ですから、これからの作業の合間に割り振っていきましょう。少しずつなら、息抜きとして作業全体の効率がアップしながらも机の整理が進んでいきます。

とにかく手を動かす

　上記の「どれも緊急でないとき」に示したとおり、「作業をちらっと見る」だけでもひとつの作業の完了ということで、どんどん消し込んで行くのも手です。「何もしない先送り」にかなり近いものがありますが、達成感を実感することで、どれか作業が進むということを期待しましょう。

　もちろん、残りの作業を今日か、後日のどこかに入れておくことは必須です。後日ではだめだから、今日やるしかないと思えてくれば、ちゃんと実行出来るでしょう。

　メモ書きにして、作業が終わったら、消し込んで捨てるということを無意識に実践されていることも多いでしょう。この「超近未来日記」は、それを意識的な手続きとして、より役立つようにしてくれるでしょう。

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